5 tips om de seizoensdrukte beter te managen met een gastcommunicatie (web)app

De seizoensdrukte is volop bezig, met Hemelvaart, Pinksteren en de zomervakantie in aantocht. Juist nu wil je overzicht en rust op je park, camping of vakantiehuislocatie. Minder telefoontjes, minder stress, meer tevreden gasten. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Met een slimme gastcommunicatie app!

Hieronder delen we praktische tips om de seizoensdrukte beter te managen:

1. Informeer gasten automatisch voor aankomst

Verstuur een automatische e-mail met daarin de instructies om de webapp te openen en op te slaan of de app te downloaden. Daarbij kan je een korte instructie meegeven over waar ze de meest belangrijke informatie voor hun aankomst kunnen vinden in de (web)app. Zo neem je veelvoorkomende vragen al weg voordat ze gesteld worden.

2. Centraliseer alle informatie op één plek

Via de app geef je gasten direct toegang tot alles wat ze moeten weten: parkplattegrond, animatieprogramma, zwembadregels, openingstijden van horeca en meer. Hierdoor bellen of mailen gasten veel minder met vragen. Ook is de (web)app te koppelen aan veel PMS systemen, bekijk hier al onze koppelingen en integraties.

3. Werk met real-time updates

Is er een plotselinge wijziging, bijvoorbeeld door het weer? Of een vol terras bij het restaurant? Stuur eenvoudig een update via een pushbericht. Zo blijf je flexibel, bereik je binnen no-time al jouw gasten en houd je controle over de communicatie.

Niet alleen met wijzigingen wordt deze functie ingezet. Het is ook een handige tool om aanbiedingen, evenementen en andere belangrijke informatie onder de aandacht te brengen. Zo verminder je vragen en creëer je upsell mogelijkheden.

4. Maak slim gebruik van bouwstenen

Bespaar je team zeeën van tijd door uitgebreide content toe te voegen in jouw (web)app. Deze content voeg je eenvoudig toe achter bouwstenen. Denk aan ‘Aankomt’, ‘Restaurants’, ‘Huisregels’ etc. Door deze bouwstenen een praktische naam te geven en met uitgebreid informatie te delen weten wij zeker dat jij minder vragen krijgt. Priscilla van BnBverhuurcursus en eigenaresse van meerdere vakantiewoningen gaf tijdens een interview aan door de app 80% minder vragen te krijgen. Lees hier het hele interview met Priscilla: Slim verhuren met meer vrijheid: hoe cursisten van BnB Verhuurcursus tijd besparen én hun gasten topservice bieden.

5. Stimuleer directe serviceverzoeken

Laat gasten via de app makkelijk meldingen maken, zoals een kapotte lamp of een lege gasfles. Dat voorkomt onnodige telefoontjes en zorgt ervoor dat je team gericht kan handelen. De verzoeken worden namelijk direct gekoppeld aan de juiste accommodatie. Bij Callinghe Vakanties maken ze hier volop gebruik van. Dit verteld Rets van Callinghe Vakanties daarover: “Dat zorgt voor minder losse telefoontjes en veel duidelijkere meldingen voor onze medewerkers. Zo weten zij waar ze moeten zijn en kunnen zij het direct oplossen.” — Lees hier het volledige artikel: Klantcase Callinghe Vakanties.

Kortom: meer rust voor iedereen

Met een gastcommunicatie app of webapp zorg je ervoor dat jouw team en je gasten de drukste weken van het jaar veel relaxter doorkomen. Minder telefoontjes en ad-hoc vragen betekent meer tijd voor persoonlijke aandacht én een hogere gasttevredenheid.

Wist je trouwens dat een app veel sneller live kan zijn dan je misschien denkt? Het kost even tijd om alles op de juiste plek in de app te zetten, maar daarna doet hij precies wat hij moet doen: zorgeloos informeren en communiceren. Geen tijd voor het maken en/of overzetten van content? Daar biedt Great Stay de contentservice voor. Wij weten als geen ander wat jouw app nodig heeft qua content en design om optimaal te functioneren.

Wil je weten hoe onze app jouw locatie kan helpen tijdens de seizoensdrukte? Neem contact met ons op of plan direct een online demo in, we denken graag met je mee!