Meer overzicht bij camperverhuur, van boeking tot terugkomst

Een nieuwe boeking, gegevens van de huurder, een camper die klaar moet staan en formulieren voor het ophalen en terugbrengen. Als je meerdere voertuigen verhuurt, kosten die terugkerende stappen al snel veel tijd. Daarom hebben we een nieuw platform voor camperverhuurders ontwikkeld. Je stelt de formulieren en mails één keer in, waarna een groot deel van het proces automatisch verloopt. Zo houd je overzicht en bespaar je tijd bij iedere verhuur.

Richt het platform in zoals jij verhuurt

Je begint met het aanmaken van jouw voertuigen. Daarbij leg je specificaties vast, zoals het merk, type, brandstof en de kilometerstand. Je kunt gegevens over vrije kilometers en de prijs voor extra kilometers toevoegen.

Daarna richt je de formulieren in. Het platform bevat standaardformulieren voor de online check-in, de uitgifte en de inspectie bij inname. Je bepaalt zelf welke extra velden je nodig hebt en in welke volgorde ze verschijnen. Denk aan een keuzelijst, een datumveld, een afbeelding, voorwaarden of een handtekening. Ook kun je aangeven of een veld verplicht of optioneel is.

De bijbehorende mails kun je aanpassen aan jouw bedrijf. Zo sluit het proces aan op de informatie die jij van huurders nodig hebt, zonder dat je ieder formulier voor een nieuwe boeking opnieuw hoeft te maken.

Een nieuwe boeking, alles bij elkaar

Komt er een reservering binnen? Dan maak je een boeking aan, vul je de gegevens van de huurder en de huurperiode in en selecteer je het voertuig. Gaat het om meerdere voertuigen binnen één boeking, dan kun je die ook koppelen. Ieder voertuig krijgt bij de uitgifte en inname zijn eigen kilometerstand en schadegegevens.

In het boekingenoverzicht zie je vervolgens alle boekingen en welke voertuigen nog uitgegeven moeten worden, welke onderweg zijn en welke weer ingenomen zijn. Zo zie je wat er op een verhuurdag moet gebeuren.

Check-in: de huurder vult gegevens vooraf in

Twee tot drie dagen voor het ophalen, afhankelijk van wat jullie instellen, ontvangt de huurder een mail met het verzoek de online check-in in te vullen. Welke gegevens je daarin vraagt, bepaal je zelf. Denk aan contactgegevens, informatie over de bestuurder of documenten die je vooraf wilt ontvangen, zoals een rijbewijs of paspoort.

Daardoor hoeft de huurder niet pas bij het ophalen alle gegevens aan te leveren. Jij kunt de ingevulde informatie vooraf bekijken. Op de vertrekdag is er meer ruimte om de camper uit te leggen en vragen te beantwoorden.

Bij uitgifte: loop de camper samen na

Wanneer de huurder de camper ophaalt, open je vanuit de boeking de uitgifte. Het formulier helpt je om de overdracht stap voor stap vast te leggen. Je noteert bijvoorbeeld de kilometerstand en controleert of belangrijke documenten en spullen aanwezig zijn. Ook extra opties, kosten en afspraken over de borg kun je in het formulier opnemen.

Daarna bekijk je samen de staat van de camper. Je kunt foto’s toevoegen van de buitenkant en het interieur. In het schadeoverzicht zie je wat eerder bij dit voertuig is vastgelegd. Ontdek je iets nieuws, dan voeg je het toe. Zo is voor beide partijen duidelijk welke staat jullie bij vertrek hebben genoteerd.

Tot slot ondertekenen de huurder en verhuurder de uitgifte digitaal. Daarna ontvangen ze allebei een mail met een PDF van het ondertekende uitgifterapport. Alle informatie staat bij de boeking en het voertuig, zodat je die later kunt terugvinden.

Bij inname: controleer wat terugkomt

Als de huurder terugkomt, open je de inname. Je noteert de kilometerstand en loopt de camper opnieuw na. Het formulier kun je inrichten met controles die voor jouw verhuur belangrijk zijn. Denk aan de tank, de schoonmaak en spullen die je hebt meegegeven.

Je kunt de eerdere schade en kilometerstanden erbij pakken. Daardoor zie je wat bij vertrek al bekend was. Nieuwe schade of opmerkingen leg je direct vast. Schade die niet langer relevant is, kun je weer verwijderen.

Na de inspectie ondertekenen jullie de inname digitaal. De huurder en verhuurder ontvangen allebei een mail met een PDF van het ondertekende innamerapport. Zo hebben jullie ook van het terugbrengmoment een duidelijk verslag en blijft de informatie beschikbaar voor de volgende verhuur.

Een mooie aanvulling op jouw app of webapp

Het verhuurplatform is ook een waardevolle aanvulling op jouw app of webapp. Je kiest zelf welke omgeving het beste bij jouw bedrijf en huurders past. De formulieren kun je via een iframe integreren in de webapp of app.

In het platform regel je de boeking en de overdracht. Via jouw app of webapp geef je huurders daarnaast praktische informatie voor hun reis. Denk aan uitleg over de camper, checklists, routes en tips voor onderweg. Zo hebben ze belangrijke informatie bij de hand, van de voorbereiding tot de terugreis.

Wil je zien hoe je het platform kunt inrichten voor jouw camperverhuur? Vraag een demo aan. Dan laten we je zien hoe boekingen, formulieren, uitgifte en inname in de praktijk werken.