Bespaar uren bij het inchecken van je huurders met digitale formulieren

Doe jij nog steeds alle registraties op papier, zoals rijbewijsregistraties, schadeformulieren of formulieren bij vertrek en retour? Vanaf nu hoeft dat niet meer. Je denkt vast: “Huh, waarom niet meer?” Wij, van Great Stay, hebben daar iets heel handigs voor bedacht.

Stop met al dat geprint en papierwerk: je kunt nu eenvoudig via je app of webapp je digitale formulieren invullen. Zo heb je alles wat je nodig hebt altijd bij de hand, zonder rondslingerende mappen of stapels papier.

Waarom digitale formulieren een gamechanger zijn

Camperverhuur draait vaak om snelheid en efficiëntie. Op drukke wisseldagen telt elke minuut. Digitale formulieren zorgen ervoor dat je die kostbare tijd terugwint.

• Sneller inchecken: Geen handgeschreven gegevens meer overtypen. Alles wordt digitaal opgeslagen.

• Minder uitleg nodig: Handige telefoonnummers, instructievideo’s en veelgestelde vragen sla je eenvoudig op in de app. Huurders kunnen deze zelf bekijken, waardoor jij minder hoeft uit te leggen aan de balie.

• Zelf invullen door de huurder: De huurder kan het formulier ook zelf invullen via zijn of haar eigen telefoon. Zo hoef je niet alles zelf op je iPad of telefoon te doen en spreid je de drukte op drukke dagen.

• Lagere kosten: Je bespaart op papier, cartridges en pennen.

• Altijd compleet: Geen onvolledige formulieren of kwijtgeraakte documenten. Alles staat overzichtelijk in je app.

• Automatische bevestiging: Na het invullen ontvangt zowel jij als je huurder direct een bevestigingsmail.

• Minder fouten: Geen onleesbare handschriften meer en verplichte velden zorgen dat niets wordt overgeslagen.

Alles op één plek

Of het nu gaat om een rijbewijsregistratie, een schadeformulier, een vertrekchecklist of een retourformulier, je verwerkt het allemaal eenvoudig via je smartphone of iPad. Maar ook je huurder kan het zelf invullen via zijn of haar telefoon.

Bovendien werk je altijd met je hele team in dezelfde omgeving. Je collega kan bijvoorbeeld een schadeformulier afhandelen, terwijl een huurder zelfstandig de vertrekchecklist invult. Alles blijft netjes gekoppeld aan de reservering van die huurder.

Inclusief handtekeningenfunctie

Bij camperverhuur is een duidelijke registratie extra belangrijk. Denk aan borg, kilometerstanden en eventuele schades. Daarom hebben we een geïntegreerde handtekeningenfunctie toegevoegd. De huurder kan direct tekenen op je scherm of via zijn of haar eigen device. De ondertekende formulieren worden automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de reservering. Geen discussies achteraf, geen papieren archief.

Minder mondelinge uitleg

Een groot deel van de overdracht gaat normaal gesproken op aan herhaalde uitleg. Hoe werkt het toilet? Waar zit de gaskraan? Wat moet je doen als er iets misgaat onderweg? In de app sla je al die informatie centraal op. Je voegt eenvoudig:

• handige telefoonnummers toe (bijvoorbeeld voor pechhulp of service)

• duidelijke instructievideo’s

• praktische tips en veelgestelde vragen

De huurder kan dit allemaal zelf bekijken op zijn of haar eigen telefoon, op elk gewenst moment. Jij hoeft daardoor minder tijd te besteden aan standaard uitleg en kunt het proces veel sneller afronden.

Zo werkt het

1. Open je telefoon en start de app.

2. Klik op het formulier dat je nodig hebt.

3. Tik op de invulbalk (zie pijl).

4. Vul de gevraagde gegevens in (of laat de huurder dat doen).

5. Laat de huurder ondertekenen en verzend het formulier.

Praktisch voorbeeld

Stel, een huurder komt zijn camper ophalen. Jij opent de vertrekchecklist in de app. In plaats van alles zelf in te vullen, laat je de app downloaden door de huurder. Die vult vervolgens de persoonlijke gegevens en het kenteken in op zijn telefoon, terwijl jij alvast de kilometerstand controleert. Daarna tekent hij digitaal. Binnen enkele seconden ontvangt hij een bevestigingsmail.

Voor praktische vragen verwijs je naar de opgeslagen informatie in de app. De huurder bekijkt zelfstandig hoe de koelkast werkt of waar de zekering zit. Jij hoeft niets meer extra uit te leggen.

Bij terugkomst pak je eenvoudig het retourformulier erbij of laat je de huurder dit zelf invullen. Kilometerstand controleren, handtekening plaatsen en verzenden. Alles is direct opgeslagen en overzichtelijk terug te vinden.

Meer tijd voor service en beleving

Als verhuurder wil je dat het inchecken soepel verloopt. Door administratieve taken én herhaalde uitleg te automatiseren, houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is: persoonlijke aandacht voor je klanten. Een warm welkom, een goede eerste indruk en een ontspannen start van hun reis.